Automatisert oppgaveflyt
Få oppgaver til riktig person hver gang.
Har du noen gang opplevd at oppgaver blir glemt, havner hos feil person eller må videresendes manuelt?
Med automatisk oppgaveflyt i More Service kan du sikre at oppgaver og bestillinger alltid sendes direkte til riktig team eller agent – uten ekstra arbeid!
Hva er automatisk oppgaveflyt?
Oppgaveflyt lar deg styre hvem som mottar en sak basert på ulike kriterier, for eksempel:
📌 Kategori
Velg om saker skal sendes til en spesifikk agent basert på problemområde.
📌 Objekt i systemkartet (CMDB)
Har en sak tilknytning til en spesifikk tjeneste? Da kan den automatisk sendes til den ansvarlige.
📌 Pre-definert i saksmal
F.eks. kan en bestilling føre til en rekke oppgaver som skal gjøres, det være seg onboarding av nyansatte, eller bestilling av konferanse, eller alle andre prosesser som organisasjonen jobber sammen om å løse.
se hvordan oppgaver fordeles og løses med saksmal
Gå til More Service og åpne saken med bestillingen av konferanse som du (forhåpentligvis) laget fra e-posten vi sendte deg i går.
Så velger du malen «Bestilling av konferanse».
Se oppgaven som opprettes og fordeles – Scroll ned og se oppgavene som er opprettet og fordelt under «Oppgaver».
Sekvensielle oppgaver løses i riktig rekkefølge – og er satt til å skulle løse de to første. Derfor vil du først få en e-post om at den første oppgaven er klar til å løses.
Løs første oppgave
Se varsel i din e-postboks om at du har fått en oppgave klar til behandling.
Klikk på linken som åpner oppgaven, eller åpne første oppgave inn i saken.
Klikk på «Ny arbeidslogg»
Skriv inn en tekst som kan være en løsning på oppgaven (i enkleste form skriv bare «Utført»).
Klikk på knappen for å lagre.
Endre status til løst, og klikk deretter på «Lagre og lukk».
Se at første oppgave har en grønn hake ved seg, som viser at oppgaven er løst.
Du får nå en e-post om at den neste oppgaven er klar til å behandles.
Løs denne oppgaven som den forrige.
De neste oppgavene er satt til andre fiktive agenter i andre avdelinger. For å kunne lukke en sak må alle oppgaver være løst. Så om ønskelig, gå inn på hver oppgave i saken og løs disse for «dine kolleger», sett saken til status «Løst» og klikk på knappen «Lagre og lukk».
Avanserte muligheter med oppgaveflyt
📌 Sett oppgaver som sekvensielle
Dette er aktuelt når oppgaver skal løses i en viss rekkefølge.
📌 Sett oppgaver som standard
Disse oppgavene kan løses når som helst i prosessen.
📌 Sett opp oppgavene fordelt til de avdelinger/team/agenter som skal løse dem
Pre-definerte oppgaver skreddersydd for deres organisasjon i samarbeid på tvers av avdelinger.